CONNECT 2022 – Vuosien työn tuloksena Tampere kansainvälisen ilmailualan kartalle

Ilmailualan verkostoitumistapatuma CONNECT Route Development Forum keräsi helmikuussa 2022 Tampereelle ja Tampere-taloon yli 500 kansainvälistä lentoyhtiöiden ja lentoasemien edustajaa 60 eri maasta. Kysyimme Visit Tampereen lentoliikenteen erityisasiantuntija Marja Aallolta, millainen prosessi oli saada Suomeen ja Tampereelle yksi ilmailualan tärkeimmistä tapahtumista Euroopassa. Aalto on aloittanut työnsä alueellisen lentoliikenteen kehityksen parissa syksyllä 2015, pyrkimyksenään lisätä lentoliikennettä Tampereelle. Tavoitteen saavuttamiseksi on tärkeää, että Tampere osallistuu ja näkyy erilaisissa ilmailualan verkostoitumistapahtumissa, joita ovat mm. globaali Routes ja ensisijaisesti eurooppalainen, hieman pienempi CONNECT. ”Jo vuonna 2016 lähdimme yhdessä Business Tampereen johtajan Harri Ojalan ja Tampereen kaupungin tapahtumajohtaja Perttu Pesän kanssa pohtimaan, että CONNECT on tapahtuma, joka halutaan Tampereelle”, valottaa Aalto tapahtuman taustaa. ”CONNECT on näistä verkostoitumistapahtumista kompaktimpi, ja jollain tapaa kotoisampi, pelkästään positiivisessa mielessä. Tapahtuma antaa hyvät eväät tutustumiseen, verkostoitumiseen ja yhteydenpitoon. Pienemmässä tapahtumassa pystytään vapaammin minglaamaan, sopimaan tapaamisia ja luomaan yhteyksiä.”

Tampere tunnetuksi

Aallosta, Ojalasta ja Pesästä muodostui vahva kolmikko, joka osallistui tapahtumaan vuosittain, ja aloitti keskustelut CONNECT-tapahtumaa järjestävän ranskalaisen The Airport Agencyn kanssa. Ensimmäisenä haasteena oli, ettei kukaan tuntenut Tamperetta. Aivan aluksi olikin lähdettävä rakentamaan alueen tunnettuutta alalla: lentoyhtiöissä ja lentoasemilla sekä CONNECT-organisaatiossa. Tunnettuutta kasvatettiin ja kehitettiin ensin alueellisella Tampere Region -brändillä, joka myöhemmin sulautettiin Tampere.Finland -brändiin. Tapahtuman hakeminen on pitkä prosessi, ja pelkästään tämä vaihe vei useamman vuoden. ”Taloudellisesta näkökulmasta tällaisen tapahtuman hakeminen on kaupunkimarkkinointia ja taloudellista panostusta tulevaisuuteen”, kertoo Aalto. ”Tapahtumaa ei saada pelkän hakuprosessin kautta, vaan tietyistä asioista joudutaan myös maksamaan. Lentoliikenteen lisääminen Tampereelle on kuitenkin yksi kaupungin strategisista kulmakivistä, joten tapahtuman vaatima taloudellinen panostus nähtiin vahvana sijoituksena tulevaisuuteen.” Vuonna 2019 todettiin, että aikaisintaan tapahtuma voidaan saada Tampereelle vuonna 2020 tai 2021, jotta tarvittavat järjestelyt ehditään tehdä. Keväällä 2020 puhjenneen koronapandemian myötä katse siirtyi kuitenkin vuoteen 2022, jolloin myös mittavat rakennushankkeet, Tampereen Ratikka ja Nokia Arena, olisivat valmistuneet ja täydessä toiminnassa. Palaset loksahtivat paikoilleen, ja kokonaisuus alkoi hahmottua. Edessä oli kuitenkin vielä lukuisa määrä neuvotteluita ja kilpailu toista ehdokaskaupunkia vastaan. Ensimmäinen koronavuosi käytettiin konseptin viilaukseen ja viimeistelyyn.

Teemaksi talvinen Tampere

Ajankohdaksi haluttiin keskitalvi, jolloin olosuhteet tapahtumalle olisivat täysin päinvastaiset kuin tapahtuman historiassa koskaan aiemmin. Tapahtuman teemaksi nostettiin Perttu Pesän innovoimana Connect with Ice, jossa tapahtuma rakentuisi talven, jään ja lumen ympärille. ”Tapahtuma on usein järjestetty myös kesäkuussa, mutta me halusimme ehdottomasti helmikuun lopun, kun talvi on parhaimmillaan. Sitten vain toivoimme, että saadaan kunnon talvi – ja niinhän siinä onneksi kävikin”, Aalto hymyilee. ”Halusimme myös kertoa, että vaikka täällä voi olla kylmää, jäätä ja lunta, niin meillä, välillä jäyhilläkin härmäläisillä, on aina lämmin sydän ja kosolti vieraanvaraisuutta!” Talvinen teema sai CONNECT-organisaatiossa kiinnostuneen vastaanoton. Organisaation toimitusjohtaja Karin Butot oli kesällä 2018 saatu käymään Tampere Aviation Forum -tapahtumassa ja ihastumaan kesäiseen kaupunkiin, minkä myötä ajatus talvisesta Tampereesta saatiin menestyksekkäästi myytyä. Ja kun mukaan oli saatu myös Tampereen kaupungin suurtapahtumatyöryhmä, co-hostiksi Business Tampere sekä Tampereen kaupunki tapahtuman isännäksi, ratkesi asia Tampereen eduksi. Heti tapahtuman tulon Tampereelle varmistuttua alkoivat keskustelut kumppaneiden kanssa. Tapahtuman omistavan CONNECT -organisaation, The Airport Agencyn, ydintiimissä on kolme henkilöä, jotka työskentelevät täysipäiväisesti tapahtuman parissa ympäri vuoden. Tampereen päässä jo alkumetreillä mukaan tulivat Tampere Convention Bureaun kongressiasiantuntijat Pia Helminen ja Laila Walldén, kongressin pääpaikaksi valikoituneen Tampere-talon asiakkuuspäällikkö Tiina Lumio sekä Tavicon-kongressitoimiston kongressipäällikkö Karoliina Sunell. Lisäksi tarvittavia apuja poimittiin mukaan paikallisesti. Suunnittelu eteni vaihtelevalla intensiteetillä, kesken matkan tapahtui erilaisia asioita, kuten koronapandemia erilaisine vaiheineen, jotka pakottivat jättämään asioita pöydälle odottamaan, välillä useaksi viikoksikin. Delegaattien houkuttelu mukaan tapahtumaan alkoi heti, kun tapahtuman tulo Tampereelle julkistettiin. Lentoyhtiöiden ja lentoasemien mukaan saamiseksi pidettiin aktiivisesti yhteyttä tuttuihin kontakteihin. Tehtiin myyntityötä, kontaktoitiin, kutsuttiin, houkuteltiin ja maaniteltiinkin, tässä myös CONNECTin tiimi teki oman osuutensa. Omalta osaltaan koronapandemia helpotti työtä, sillä alalla tunnistettiin tarve kohdata kasvokkain, mikä ei hetkeen ollut ollut mahdollista. Tapahtuman luonteeseen kuuluu myös se, että ilmoittautumiset ruokkivat toinen toistaan – kun yksi yhtiö ilmoittautuu mukaan, ei toinenkaan voi jäädä pois. Tampereen tapahtumaan saatiinkin ennakkoilmoittautumisia enemmän kuin tapahtuman historiassa vielä koskaan. Tämän lisäksi tapahtumaan saavuttiin isojen, 6–8 henkilön delegaatioina, kun tavallisesti yhtiöt lähettävät paikalle 1–2 edustajaa.

Luotettavat kumppanit tuovat turvaa

”Tapahtuman lähetessä tekeminen siirtyi vahvasti Tampere-talon päähän, jossa vetovastuun otti Taviconin Karoliina. Yhteistyö Karoliinan kanssa olikin ihan kullanarvoista, hänhän meistä kahdesta on se tapahtumien järjestämisen ammattilainen”, kiittää Aalto. ”Ammattilaisen kanssa voi luottaa siihen, että asioista puhutaan oikeilla nimillä ja termeillä. Karoliina osasi aina vastata kysymyksiin, ja nostaa kussakin järjestämisen vaiheessa keskusteluun ajankohtaiset, oleelliset asiat. Meillä oli koko ajan olemassa suuntaviivat ja tavoite, ja Karoliina tarjosi ratkaisut niiden saavuttamiseksi. Tampere-talon hyväksi koetuista ja suosittelemista yhteistyökumppaneista oli meille myös paljon apua. Itse pystyin keskittymään tapahtuman muihin osa-alueisiin, neuvotteluihin ja sopimusasioihin, kun tiesin Tampere-talon ja Taviconin pystyvän itsenäisesti koordinoimaan tapahtumaa yhteistyössä CONNECT-organisaation kanssa.” Pitkässä hakuprosessissa hyväksi puoleksi nousee mahdollisuus vierailla useissa aiemmissa tapahtumissa, ja poimia niistä parhaat käytänteet, mutta myös parantamisen paikat. Tapahtuma alkaa käytännössä jo siitä, mitä tapahtuu lentokentällä ja miten kuljetukset lentokentältä tapahtumapaikkaan toimivat. Iso ja mieleen painuva osa tapahtumaa ovat myös oheistapahtumat ja ekskursiot, ja niihin panostettiinkin paljon. Tampereella oheisohjelmassa oli mm. lumikenkäilyä, hiihtoa ja pilkkimistä, luisteluopetusta Sorsapuiston kentällä sekä aamusaunaa ja -uintia Saunaravintola Kuumassa. Suomalaisille melko tavanomaisia talviaktiviteetteja, mutta suurimmalle osalle osallistujista täyttä eksotiikkaa, mikä näkyi runsaana osallistumisena. Oheistapahtumien järjestämisessä hyvät kumppanit olivat jälleen mittaamattoman arvokkaita, mutta myös kumppaniyrityksissä nähtiin tapahtuman ainutlaatuisuus ja kohderyhmän arvo. ”Tuntui, että kaikki kumppanimme tekivät tapahtumaa suurella sydämellä. Oli yhteinen halu saada tapahtuma onnistumaan, ja tämä kyllä näkyi toteutuksessa”, kiittää Aalto.

Tuhat tapaamista päivässä

Tampere-talo toimi tapahtuman pääpaikkana kolmen päivän ajan. Tapahtuman tärkein osio olivat kahdenväliset tapaamiset, joita tapahtuman aikana pidettiinkin huimat 3 000. Tapaamisia varten Tampere-talon kolme kokoussalia kalustettiin kokouspöydin, joihin lentoyhtiöt ottivat vieraita 15 minuutin välein keskustelemaan ja neuvottelemaan. Tapaamisten lisäksi oli konferenssiohjelmaa Tampere-talon Pienessä salissa, sekä runsaasti näyttelyosastoja. Kaupungin vastaanotto järjestettiin Tullikamarin Pakkahuoneella, ja gaalaillallinen Nokia Arenalla – kaikki tärkeät tapahtumapaikat siis kävelyetäisyydellä hotelleista ja toisistaan! Tampereella lähdettiinkin siitä, että mahdollisuuksien mukaan kaikkiin paikkoihin kävellään. ”Ihan alusta asti, kun tapahtumaa Tampereelle lähdettiin miettimään, oli päivänselvää, että Tampere-talo on tapahtuman pääpaikaksi täydellinen valinta. Ja niinhän se olikin, ” Aalto toteaa. ”Tampere-talon puitteet sopivat talviteemaiseen tapahtumaan erinomaisen hyvin – kuin olisi koko ajan ulkona! Usein tapahtumissa ollaan pimeissä messuhalleissa, joissa näkee vain seinää, nyt ympäröivä luonto oli näkyvissä koko tapahtuman ajan!” Läpi tapahtuman osallistujilta tuli kiitosta ihmisten ystävällisyydestä ja hymyilevästä palvelusta. Tamperelaiset koettiin auttavaisiksi ja kielitaitoisiksi, mm. tapahtuma-avustajina työskennelleet AhlmanEdun matkailualan opiskelijat ohjaajineen olivat vieraiden avuksi monessa. Palautteissa näkyi myös se, että mitä sovitaan, myös tehdään ja toteutetaan, aikataulussa pysyen. ”Tätä voimme pitää suomalaisena hyveenä, meihin voi luottaa,” Aalto pohtii.

Työ jatkuu tapahtuman jälkeenkin

Tampereen kaupungin näkökulmasta pystyy jo nyt sanomaan, että tapahtuma saavutti sille asetetut tavoitteet. Tuloksia pääsee mittaroimaan vasta pitkällä aikavälillä – ehkä vuonna 2023 tai 2024 pystytään sanomaan, kuinka paljon lopulta saavutettiin. Kuitenkin jo kuukausi tapahtumasta voidaan todeta, että tietyt pitkään käynnissä olleet neuvottelut ovat tämän myötä hypänneet eteenpäin ison loikan. Eikä tekeminen tapahtuman tiimoilta suinkaan ole ohi, vaan nyt on jälkimarkkinoinnin vuoro. Onnistuneen tapahtuman tuomaa tilaisuutta ei saa päästää käsistä, muutoin menee paljon ponnisteluita ja rahaa hukkaan. ”Voin olla valtavan ylpeä siitä, miten tapahtuma tehtiin ja miten se onnistui. Seuraavaan CONNECT-tapahtumaan voimme todellakin mennä rinta rottingilla! En edes osaa kyllin kiittää Tampere-talon väkeä ja kaikkia kumppaneita, jotka tapahtuman mahdollistivat. Tekisi mieli tuoda suklaata ja kukkia sylilliset, mutta kun ei edes löydä niitä oikeita sanoja”, toteaa Aalto lopuksi. ” Tapahtuma onnistui vain ja ainoastaan sen takia, että oli niin huikeat ihmiset tekemässä tätä. Maailman mittakaavassa budjettimme oli tällaiseen tapahtumaan hyvin pieni, mutta saaduissa palautteissa korostuvat lämpö ja tunne siitä miten tervetulleiksi osallistujat olonsa kokivat. Tärkein kiitos oli kuulla, miten hyvä heidän oli olla täällä. Kaikkea ei voi ostaa rahalla.” Teksti Hanna-Leena Laszka Suunnitteletko tilaisuutta, tarvitsetko apua järjestelyihin? Tutustu Tampere-talon tiloihin ja palveluihin.