Hyppää sisältöön

Poikkeusajan opein onnistuneempiin tapahtumiin

Professio Finland järjestää vuodessa noin 500 toimialariippumatonta päättäjätason tapahtumaa tai koulutusta, ja tavoittaa noin 7 000 tapahtumakävijää. Professio järjesti tammikuussa 2022 virtuaalisen Osastonhoitaja ja hoitotyönjohtaja -tapahtuman Tampere-talossa. Kysyimme Profession Events Experience Manager Viveka Vihavaiselta poikkeusajan tuomat opit tapahtumien järjestämiseen. – Meillä Professiolla poikkeusajan tuomat haasteet on otettu vastaan pelkästään positiivisesti, hymyilee Viveka. Hankaluuksia ovat aiheuttaneet ainoastaan lyhyellä aikajänteellä tulleet kokoontumisia koskevat viranomaismääräykset, kaikki muu on nähty mahdollisuutena kehittyä ja luoda uutta. Ennen korona-aikaa etäosallistumiselle ja sen mahdollisuuden tarjoamiselle ei nähty erityistä tarvetta. Ensimmäisenä koronakeväänä otettiinkin pieni konseptointitauko, joka käytettiin virtuaalikonseptien hiomiseen, ja siihen, miten myynti, markkinointi ja tapahtumakokemus saadaan toimimaan. – Alkuun virtuaalitapahtuman tekeminen tuntui hieman ”räpeltämiseltä”, kun ei ihan tiedetty mitä ollaan tekemässä ja miltä se näyttää, Viveka tunnustaa. Aika pian alkoi kuitenkin syntyä hyviä oivalluksia. Nopeasti ymmärsimme esimerkiksi sen, että meidän kannattaa käyttää ammattimaisia tv-juontajia virtuaalitapahtumissa, sillä heiltähän kameran edessä työskentelyn ammattitaito jo löytyy! Osaaviin juontajiin kannattaakin panostaa, Viveka vinkkaa. Virtuaalitapahtumia ei myöskään haluta nauhoittaa missään ”komerossa”, vaikka se teknisesti olisikin mahdollista. Osallistujan kannalta on merkitystä sillä, mitä kamerassa näkyy, ja mitä studiossa tehdään ja tapahtuu. On tylsä tuijottaa ihmisiä istumassa pienessä kopissa, joten myös lähetysympäristöön ja sen somistamiseen kannattaa panostaa. – Virtuaalitapahtumaakin voi mainiosti piristää esimerkiksi studiosta esitettävällä livemusiikilla, neuvoo Viveka.

Aktiiviseen vuoropuheluun kannattaa panostaa

Niin poikkeusaikana kuin jatkossakin, pyritään Profession tilaisuuksissa puhujat ottamaan paikan päälle, näin voidaan mm. varmistua teknisen toteutuksen laadusta. Kun juontaja ja puhuja kohtaavat kasvokkain studiossa, tulee vuoropuhelusta ja siirtymistä luontevia ja sujuvia, ja yhteistyössä juontaja ja puhuja pystyvät myös aktivoimaan etäosallistujia mukaan keskusteluun. Tietyissä tilanteissa puhujia on toki järkevää ottaa mukaan etäyhteyksin, ja tämä on ollut ihan tavallinen käytäntö jo ennen koronaakin. Kun kyse on vaikkapa kiireisestä, globaalista puhujasta, joka muutoin olisi vaikeaa tai kallista saada paikalle, on etäosallistuminen ihan perusteltua. Myös ennakkoon nauhoitetut puheenvuorot ovat mahdollisia esimerkiksi aikaeron vuoksi, mutta silloin nauhoituksen on oltava laadukas, mielellään Teams-tallennetta teknisesti tasokkaampi toteutus. Uskallus etäpuhujien vastaanottamiseen on sekin kokemuksen myötä kasvanut. Niin live- kuin virtuaalitapahtumassakin hyvällä käsikirjoituksella ja tapahtuman sujuvalla juoksuttamisella on oleellisen tärkeä rooli. Sisällön pitää palvella kysyntää, ja kohderyhmän ja tapahtuman kumppaneiden pitää palvella toisiaan. Tapahtuman onnistumisen kannalta on merkityksellistä, että oikeat ihmisten kohtaavat toisensa, jotta myös tapahtuman kumppanit ja näytteilleasettajat saavuttavat tapahtumalle asettamansa tavoitteet. Professiolla on tätä tarkoitusta varten erillinen kumppanikokemustiimi, joka on poikkeusaikana tehnyt hartiavoimin töitä kohtaamisten varmistamiseksi. Kumppaneiden ja osallistujien kohtaamiseen on pitkään hyödynnetty tapaamisalusta Brellaa, jonka käyttöön osallistujia aktivoidaan mm. ohjevideoiden avulla. Entistäkin paremman tapahtumakokemuksen saavuttamiseksi Professio on juuri lanseerannut oman Match-työkalun. – Tapahtumaliiketoimintamme ydintä on, että oikeat kohderyhmät kohtaavat toisensa, ja siinä juuri meidän käyttöömme rakennetut työkalut ovat iso apu, iloitsee Viveka.

Tulevaisuus on hybriditapahtumien

Viime aikoina Professiolla on siirrytty konseptoimaan hybriditapahtumia, joissa osa osallistujista on etänä, osa paikan päällä. Ainakin teoriassa haluttaisiin, että jatkossa kaikki tapahtumat olisivat hybridejä, ja osallistujat voisivat valita itselleen sopivimman tavan osallistua. Kun koulutusten ja tapahtumien kohderyhmät asuvat ympäri Suomea, on etäosallistumisen mahdollistaminen hyvin konkreettinen lisäarvo. – Jatkossa osa tapahtumista, kuten erilaiset koulutukset, voivat olla puhtaasti virtuaalisia. On kuitenkin kohderyhmiä, jotka tulevat tapahtumiin kohtaamaan kollegoita, ja jos pitää osallistua virtuaalisti, niin silloin ei osallistuta ollenkaan, toteaa Vihavainen. Kaikille osallistumismuodoille on siis kysyntää jatkossakin. Hybriditapahtuman onnistumisen kannalta oleellista on, että muistetaan huomioida sekä etä- että liveyleisö, eli ymmärretään, että tapahtumalla on kaksi eri kuulijakuntaa. Professiolla on huomattu toimivaksi suunnittelun lähtökohdaksi valita ”pääyleisö”, eli miettiä onko kyseessä liveyleisölle suunnattu tapahtuma, jota virtuaaliyleisö seuraa, vai virtuaalitapahtuma, jota seuraamassa on myös liveyleisöä. Painotus tekemiselle valitaan sen mukaan, unohtamatta toista kohderyhmää. Hybriditapahtumissa molempien kohderyhmien aktivointi on tärkeää, ja järjestäjän tehtävänä on tarjota tähän työkalut. Professiolla puhujia ohjeistetaan ottamaan yleisöä mukaan ja herättelemään kuulijoita – esittämään osallistavia kysymyksiä ja järjestämään äänestyksiä. Juontajat tekevät oman osuutensa, nostattavat tunnelmaa, ottavat yleisöä mukaan ja houkuttelevat kuulijoita kirjoittamaan chattiin. Herättää aina kipinää, kun juontaja nostaa lähetykseen etäosallistujien kommentteja, se kannustaa ja innostaa toimimaan. Erilaisten kohderyhmien kanssa joutuu tekemään eri tavalla töitä – osa kohderyhmistä on pehmeitä ja kiitollisia, toiset kovia ja vaikeasti vaikutettavissa. Hybriditapahtumissa aikataulutus nousee usein esiin asiakaspalautteissa. Virtuaalikatsojan mielestä esim. taukoja ei tarvitsisi olla niin useita tai pitkiä, voihan työpöydän ääressä tai kotisohvalla lähetystä kuunnellessa samaan aikaan esimerkiksi syödä lounasta, ja silti olla kuulolla. On kuitenkin hyvä tiedostaa, että studiossa tapahtumaa on tekemässä ihan oikeita ihmisiä – puhujia, juontajia ja teknikoita. Ihmisiä, jotka tekevät työtä, ja tarvitsevat taukoja. Tämäkin pitää osata kommunikoida hyvin virtuaaliyleisölle.

Luotettavien kumppaneiden kanssa kaikki on helpompaa

Professiollakaan tapahtumia ei tehdä yksin, vaan tekemiseen tarvitaan luotettavia kumppaneita. Pitkäaikainen kumppanuus on tärkeää, ja toimiva suhde herättää halun panostaa vastavuoroisesti kumppaneihin. – Olen kaikesta saamastani avusta tosi kiitollinen Tampere-talolle ja sen teknisistä palveluista vastaavalle Akun Tehtaalle, kiittää Viveka. Itselleni tärkeää asiakkaana ja ostajana on joustavuus, ja kun se toimii, autamme ja joustamme mielellämme takaisin! Myös palveluntarjoajan suosittelemat yhteistyökumppanit helpottavat tilaisuuksien järjestämistä. – Oli tosi mielekästä saada Tampere-talolta hyviä suosituksia ja yhteystietoja, Viveka vielä lisää. Tämä on ihanan henkilökohtaista palvelua, jota toivoisi Helsinginkin suunnalla saavansa enemmän. Olisipa teitä enemmän, tai toimisimmepa me enemmän Tampereella ❤   Oletko järjestämässä virtuaali- tai hybriditapahtumaa? Lue lisää palveluistamme, tai pyydä tarjous! Virtuaalitapahtuma Tampere-talon Maestro-salissa Kuvat Viveka Vihavainen, Professio, Anna-Kaisa Noki, Tampere-talo