Tampere-talo | Konsertit, tapahtumat ja yritystilaisuudet

Jatkossakin kohtaamme kasvokkain - kokenut tapahtumajärjestäjä kehottaa rohkeuteen ja luovuuteen

15.12.2020
Asiakasreferenssi

Tampereen yliopiston GEMBA-ohjelmapäällikkö Pauli Mesiä on järjestänyt kuluneen syksyn aikana useita EMBA-tuoteperheen koulutuksia Tampere-talossa. Koronapandemia eri vaiheineen on tuonut järjestämiseen haastetta, edellyttänyt luovia ratkaisuja ja rajausten tekemistä, sekä pistänyt miettimään miten toimia osallistujien parhaaksi vaihtuvissa olosuhteissa. Korkealaatuisessa koulutuksessa järjestelyiden pitää olla korkealaatuiset silloinkin, kun maailma on hankalassa tilanteessa.

– Tampere-talossa on hienosti ymmärretty tilanteen haastavuus. Yhteydenpito on ollut helppoa, joustoa ja ymmärrystä on löytynyt, ja asioita on ratkottu yhteispelillä, kertoo Mesiä. Kun kaikki ovat samassa tilanteessa, kasvavat myös yhteisöllisyys ja yhteisvastuullisuus. Tilanteessa korostuu yksilöiden ja organisaatioiden erilaisuus, se miten kukin lähestyy asioita omasta lähtökohdastaan, ja nämä asiat on järjestelyissä otettava huomioon.

Lähiosallistumisesta hybriditoteutukseen

Jo pandemian alkuvaiheessa kävi nopeasti selväksi tarve tarjota koulutuksissa etäosallistumis-mahdollisuutta. Tampere-talon etäkokoustuote on mahdollistanut etä- ja lähiosallistumisen yhdistävän hybriditoteutuksen ja vaikka tekniikan kanssa voi joskus tulla yllätyksiäkin, neuvoo Mesiä suhtautumaan asiaan kuten mihin tahansa vastaan tulevaan yllätykseen.

– Joskus lähipäivässämme vieraileva puhuja ei löydä parkkipaikkaa ja myöhästyy aloituksesta. Joskus taas ääni ei etäyhteyden päästä kuulu ongelmitta. Ne ovat vain asioita, jotka sitten ratkaistaan, Mesiä toteaa. Kaikkinensa kuluneet kuukaudet ovat olleet hyvä perehdytys erilaisten verkkotyökalujen käyttöön. Positiivinen puoli on ollut myös yritysmaailmasta tulevien case-puhujien saamisen helpottuminen, keskusteluyhteyden kun voi avata siellä missä sattuu olemaan, ilman pitkää ajomatkaa marraskuisessa pimeydessä.

Koulutuksiin kuuluvat olennaisesti verkostoituminen, osaamisen jakaminen ja luottamukselliset keskustelut. Näitä elementtejä ei ole aivan helppo tuoda virtuaalisiin kohtaamisiin, joissa ilmeet ja eleet ovat vaikeammin tulkittavissa.

– Verkossa luottamuksen synnyttäminen ottaa enemmän aikaa, ja varsinkin keskenään vieraamman ryhmän kohtaamisissa olemme huomanneet eräänlaista verkkovarovaisuutta, Mesiä mainitsee. Myös kouluttajat ovat joutuneet miettimään, miten huomioida osallistujia tasapuolisesti, kun osa on paikan päällä ja osa etäyhteyden päässä, välillä kouluttaja itsekin. Syksyn mittaan kokemusta on kuitenkin karttunut, rohkeasti on kokeiltu asioita, nähty mikä toimii ja mihin pitää vielä panostaa, mitä pitää tehdä eri tavalla kuin livetapahtumassa. Tärkeintä on tekniikan valjastaminen, ei tekninen kikkailu.

Turvallisuudesta tippaakaan tinkimättä

Turvallisuuden näkökulmasta järjestäjän on ollut huomioitava niin viranomaisten, oman organisaation kuin Tampere-talon linjaukset ja ohjeet turvalliseen osallistumiseen. Noudattamalla määräyksiä tinkimättä on viimeiseen asti voitu tarjota mahdollisuus liveosallistumiseen, matkan varrella mm. kasvomaskien käytöstä on tullut tapa, ja kokoustilojen kokoa on kasvatettu turvaetäisyyksien mahdollistamiseksi.

– Tilannetta on toki helpottanut sekin, että Tampere-talossa on muita kokousryhmiä ollut tavallista vähemmän, mutta kyllä olo on ollut todella turvallinen, Mesiä kiittää. Selkeä ohjeistus on taannut ruuhkattomat kulkureitit ja jonottomat ruokailut, ja etäisyyksien pitäminen on ollut helppoa niin oman ryhmän sisällä kuin muihin asiakkaisiin.

– Osallistujien palaute on ollut pelkästään kiittävää, olettekohan niin hyvään palautteeseen osanneet varautuakaan, kysyy Mesiä pilkettä silmäkulmassaan.

Jatkossakin mahdollisuutta etäosallistumiseen on tietyissä ohjelmissa varmasti tarjottava, ja parhaimmillaan virtuaalisuus voi tukea myös lähiopetusta.

– Uskon silti edelleen ihmisten kasvokkain kohtaamiseen, paikalla ja läsnä olemisen voimaan, ja se on ensisijainen mallimme jatkossakin, kiteyttää Mesiä kuluneen syksyn opit. Vahva tahtomme on, että jatkossakin kohdataan Tampere-talon katon alla, asiakkaamme tulevat tänne aina mielellään!

– Yhteistyö Tampere-talon henkilökunnan kanssa on ollut helppoa ja sujuvaa, kiittää Pauli Mesiä palvelupäällikkö Mika Mäkeä

Teksti ja kuvat Hanna-Leena Laszka