Kongressijärjestäjän muistilista

Budjetointi ja taloushallinto

• osallistuminen tapahtuman budjetointiin ja hinnoitteluun
• budjetin säännöllinen päivittäminen
• maksujen käsittely, tilin avaaminen tarvittaessa
• laskutus ja maksuseuranta, luottokorttimaksujen käsittely
• tilin loppuyhteenveto tapahtuman jälkeen

Järjestäjien konsultointi

• koko tapahtuman järjestämiseen liittyvä konsultointi

Ilmoittautumiset ja vahvistukset

• sähköisen ilmoittautumislomakkeen avaaminen
• ilmoittautumiseen liittyvien ohjeiden laatiminen
• ilmoittautumisten vastaanotto, vahvistusten ja kuittien lähettäminen
• asiakaspalvelu puhelimitse ja sähköpostitse
• peruutusten ja muutosten aiheuttamat toimet
• säännöllinen raportointi järjestäjälle ilmoittautumistilanteesta
• viisumiohjeiden laatiminen
• materiaalin kokoaminen ja pakkaus (mm. kassit, nimilaput, arvokuoret, kartat)

Abstraktien käsittely

• sähköinen abstraktien hallintaohjelma 
• yhteydet abstraktin lähettäneisiin
• ilmoitukset hyväksymisestä tai hylkäämisestä

Puhujat ja luennoitsijat

• luennoitsijoiden matkajärjestelyt
• tapahtumaan liittyvä ohjeistaminen
• luentomateriaalien kerääminen ja jakelu
• luentopalkkiotietojen kerääminen ja toimittaminen maksajalle

Asiakaspalvelu tapahtumassa

• osallistujien vastaanottaminen ja materiaalin jakaminen
• uusien ilmoittautumisten vastaanottaminen ja avoimien maksujen periminen
• matkailuinfo
• osallistujien asiakaspalvelu ja infopiste
• käytännön järjestelyiden sujuvuudesta vastaaminen yhdessä kokouspaikan henkilökunnan kanssa

Tilat ja tekniikka

• tapahtumapaikan kilpailutus
• teknisten tarpeiden kartoittaminen ja tilaaminen
• tilojen ja tekniikan tarkistaminen tapahtuman alla

Catering ja tarjoilut

• lounas-, kahvi- ja illallistarjoiluiden koordinointi
• neuvottelut ja sopimukset tarjoiluja hoitavien yritysten kanssa
• erikoisruokavalioiden huomioiminen

Majoitusjärjestelyt

• kiintiöiden varaaminen ja hallinnointi
• hintaneuvottelut ja sopimukset hotellien kanssa
• majoitusvarausten vastaanottaminen ja vahvistaminen osallistujalle
• ennakkomaksujen kerääminen ja edelleen maksaminen hotelleille

Avustajat ja tulkit

• avustajien ja tulkkien rekrytointi
• tehtävien ohjaus ja valvonta
• materiaalin hoitaminen tulkeille ennen tapahtumaa

Näyttely ja sponsorihankinta

• näyttelyn hinnoittelu
• varausehtojen ja lomakkeen laadinta
• näyttelyn myynti
• varausten vastaanottaminen ja sopimukset/laskutus
• yhteydet näytteilleasettajiin
• osastojen sijoittelu ja näyttelykartta
• yhteydet alihankkijoihin (mm. messurakentaja)

Markkinointi ja tiedotus

• nettisivujen avaaminen ja päivittäminen
• logon ja graafisen ilmeen suunnittelu
• some- ja sähköpostimarkkinointi
• esitteet, flyerit, julisteet
• tekstien ja kuvien tuottaminen/hankkiminen nettisivuille
• lehdistötilaisuudet ja -tiedotteet

Markkinointi- ja oheismateriaalit

• markkinointimateriaalit ennen kongressia
• ohjelmakirja ja abstraktikirja
• illalliskortit, menukortit, nimikortit ym.
• kokousmateriaalin hankkiminen (avustajien asut, kokouskassit, lahjat ym.)

Ilta- ja oheisohjelmat sekä kuljetukset

• avajaiset, päättäjäiset
• paikkojen ideointi, tarjoukset ja sopimukset
• esiintyjät, muu henkilökunta ja tekniikka
• seuralaisohjelmat
• kaikkien kuljetusten koordinointi ja järjestäminen

Ekskursiot ja retket

• suunnittelu ja aikataulutus
• hinnoittelu
• kohteiden, oppaiden ja kuljetusten varaaminen
• tekstien tuottaminen nettisivuille

Tapahtuman jälkeen

• osallistujapalautteen kerääminen ja raportointi
• kululaskujen maksaminen kongressin tililtä
• luennoitsijoiden matkalaskujen tarkistaminen ja maksaminen
• rahaliikenteen jälkitoimenpiteet
• loppuraportti osallistujista ja rahaliikenteestä
• tapahtuman evaluointi yhdessä järjestäjien kanssa