Hyppää sisältöön
Etusivu » Yrityksille » Kongressitoimisto Tavicon » Kongressijärjestäjän muistilista

Kongressijärjestäjän muistilista

Kongressin järjestäminen on täynnä pieniä yksityiskohtia, jotka hyvin hoidettuna takaavat tapahtumasi onnistumisen ja vieraidesi tyytyväisyyden. Kaikki seuraavalla listalla olevat asiat kuuluvat Taviconin osaamiseen, joten anna meidän huolehtia kaikista niistä yksityiskohdista, jotka vievät aikaasi ydinosaamiseesi keskittymisestä!

Budjetointi ja taloushallinto

  • osallistuminen tapahtuman budjetointiin ja hinnoitteluun
  • budjetin säännöllinen päivittäminen
  • maksujen käsittely, tilin avaaminen tarvittaessa
  • laskutus ja maksuseuranta, luottokorttimaksujen käsittely
  • tilin loppuyhteenveto tapahtuman jälkeen

Järjestäjien konsultointi

  • koko tapahtuman järjestämiseen liittyvä konsultointi

Ilmoittautumiset ja vahvistukset

  • sähköisen ilmoittautumislomakkeen avaaminen
  • ilmoittautumiseen liittyvien ohjeiden laatiminen
  • ilmoittautumisten vastaanotto, vahvistusten ja kuittien lähettäminen
  • asiakaspalvelu puhelimitse ja sähköpostitse
  • peruutusten ja muutosten aiheuttamat toimet
  • säännöllinen raportointi järjestäjälle ilmoittautumistilanteesta
  • viisumiohjeiden laatiminen
  • materiaalin kokoaminen ja pakkaus (mm. kassit, nimilaput, arvokuoret, kartat)

Abstraktien käsittely

  • sähköinen abstraktien hallintaohjelma 
  • yhteydet abstraktin lähettäneisiin
  • ilmoitukset hyväksymisestä tai hylkäämisestä

Puhujat ja luennoitsijat

  • sähköinen abstraktien hallintaohjelma 
  • yhteydet abstraktin lähettäneisiin
  • ilmoitukset hyväksymisestä tai hylkäämisestä

Asiakaspalvelu tapahtumassa

  • osallistujien vastaanottaminen ja materiaalin jakaminen
  • uusien ilmoittautumisten vastaanottaminen ja avoimien maksujen periminen
  • matkailuinfo
  • osallistujien asiakaspalvelu ja infopiste
  • käytännön järjestelyiden sujuvuudesta vastaaminen yhdessä kokouspaikan henkilökunnan kanssa

Tilat ja tekniikka

  • tapahtumapaikan kilpailutus
  • teknisten tarpeiden kartoittaminen ja tilaaminen
  • tilojen ja tekniikan tarkistaminen tapahtuman alla

Catering ja tarjoilut

  • lounas-, kahvi- ja illallistarjoiluiden koordinointi
  • neuvottelut ja sopimukset tarjoiluja hoitavien yritysten kanssa
  • erikoisruokavalioiden huomioiminen
Kongressijärjestäjän muistilista Tavicon
Miikka Varila
Kongressijärjestäjän muistilista Tavicon
Visit Tampere / Laura Vanzo

Majoitusjärjestelyt

  • kiintiöiden varaaminen ja hallinnointi
  • hintaneuvottelut ja sopimukset hotellien kanssa
  • majoitusvarausten vastaanottaminen ja vahvistaminen osallistujalle
  • ennakkomaksujen kerääminen ja edelleen maksaminen hotelleille

Avustajat ja tulkit

  • avustajien ja tulkkien rekrytointi
  • tehtävien ohjaus ja valvonta
  • materiaalin hoitaminen tulkeille ennen tapahtumaa

Näyttely ja sponsorihankinta

  • näyttelyn hinnoittelu
  • varausehtojen ja lomakkeen laadinta
  • näyttelyn myynti
  • varausten vastaanottaminen ja sopimukset/laskutus
  • yhteydet näytteilleasettajiin
  • osastojen sijoittelu ja näyttelykartta
  • yhteydet alihankkijoihin (mm. messurakentaja)

Markkinointi ja tiedotus

  • nettisivujen avaaminen ja päivittäminen
  • logon ja graafisen ilmeen suunnittelu
  • some- ja sähköpostimarkkinointi
  • esitteet, flyerit, julisteet
  • tekstien ja kuvien tuottaminen/hankkiminen nettisivuille
  • lehdistötilaisuudet ja -tiedotteet

Markkinointi- ja oheismateriaalit

  • markkinointimateriaalit ennen kongressia
  • ohjelmakirja ja abstraktikirja
  • illalliskortit, menukortit, nimikortit ym.
  • kokousmateriaalin hankkiminen (avustajien asut, kokouskassit, lahjat ym.)

Ilta- ja oheisohjelmat sekä kuljetukset

  • avajaiset, päättäjäiset
  • paikkojen ideointi, tarjoukset ja sopimukset
  • esiintyjät, muu henkilökunta ja tekniikka
  • seuralaisohjelmat
  • kaikkien kuljetusten koordinointi ja järjestäminen

Ekskursiot ja retket

  • suunnittelu ja aikataulutus
  • hinnoittelu
  • kohteiden, oppaiden ja kuljetusten varaaminen
  • tekstien tuottaminen nettisivuille
Kongressitoimisto Tavicon oheisohjelma
Visit Tampere / Jukka Salminen
Kongressitoimisto Tavicon kongressi-illallinen
Visit Tampere / Laura Vanzo

Tapahtuman jälkeen

  • osallistujapalautteen kerääminen ja raportointi
  • kululaskujen maksaminen kongressin tililtä
  • luennoitsijoiden matkalaskujen tarkistaminen ja maksaminen
  • rahaliikenteen jälkitoimenpiteet
  • loppuraportti osallistujista ja rahaliikenteestä
  • tapahtuman evaluointi yhdessä järjestäjien kanssa
Kongressijärjestäjän muistilista Tavicon
Miikka Varila