Kurkistus Tampere-talon kulissien taakse – onnistuneita tapahtumia 35 vuoden kokemuksella
Mitä kaikkea tapahtuu tapahtuman valmisteluissa ennen kuin ovet avautuvat? Kurkkasimme Talo Eventsin tapahtumatoimiston tuottajan ja Tampere-talon tuotantosuunnittelijan kanssa kulissien taakse nähdäksemme, miten ideasta syntyy elämys ja onnistunut tapahtuma.
Kello on 16.58.
Ovet aukeavat kahden minuutin päästä. Lavalla testataan viimeistä valokuviota, catering kiillottaa laseja ja tuottaja hymyilee. Aikataulu pitää.
Tätä hetkeä edeltää viikkojen suunnittelu, yhteistyö ja rauhallinen varmuus. Kurkistimme kulissien taakse Talo Eventsin tapahtumatoimiston tuottajan Henna Koivulan ja Tampere-talon tuotantosuunnittelija Ilona Siuron arkeen. Heidän käsissään syntyy elämyksiä.
Näin alkaa onnistunut tapahtuma
“Me ollaan se linkki kaikkien välissä”, Henna kertoo. “Asiakkaan, esiintyjien, tekniikan ja ravintolan. Me pidetään langat käsissä ja huolehditaan, että kokonaisuus toimii. Asiakkaan ei tarvitse murehtia, miten kaikki tapahtuu.”
Ilona nyökkää. “Mitä aikaisemmin päästään mukaan, sen paremmin pystytään rakentamaan tapahtuma niin, että tila ja sisältö tukevat toisiaan. Kun ymmärretään asiakkaan tavoite jo varhaisessa vaiheessa, voidaan suunnitella valaistus, kulkureitit ja rytmi niin, että kaikki palvelee samaa kokemusta.”
Onnistunut tapahtuma on ennen kaikkea yhteistyötä. Se syntyy, kun jokainen osa tukee toistaan.
Tapahtumapäivä – hetki, jolloin kaikki elää
Tapahtumapäivä saattaa alkaa ennen auringonnousua ja päättyä, kun viimeinenkin valo Tampere-talossa on sammunut.
”Se hetki, kun ovet avataan, on aina yhtä kutkuttava”, Henna nauraa. “Siinä on jännitystä, mutta myös rentoutta. Alustava työ on tehty ja nyt mennään.”
“Harvoin mikään menee sekunnilleen suunnitelman mukaan”, Ilona jatkaa. “Mutta juuri se on tän työn suola. Yllätykset pitävät mielen virkeänä. Kun pystyy reagoimaan hetkessä ja löytämään ratkaisun omalla asiantuntemuksellaan, tietää, miksi tätä tekee.”
Usein kysyttyä tapahtumien suunnittelusta
Kuinka aikaisin tapahtumaa kannattaa alkaa suunnitella?
“Riippuu tapahtumasta”, Henna kertoo. “Mutta mitä aiemmin päästään mukaan, sitä enemmän voidaan auttaa idean jalostamisessa. Silloin ehdimme varmistaa oikeat tilat ja rakentaa kokonaisuuden ilman kompromisseja.”
Miksi tapahtumassa on joskus useita vahtimestareita?
“Turvallisuus ja sujuvuus”, Ilona vastaa heti. “Vahtimestarit ovat koulutettuja ammattilaisia. He tuntevat tilat, osaavat ensiavun ja pitävät huolen siitä, että kaikki sujuu turvallisesti ja vieraat saavat apua heti, jos tarvetta tulee.”
Mikä puhuttaa eniten ennen, aikana ja jälkeen tapahtuman?
“Ruoka!” Ilona nauraa. “Se herättää kysymyksiä jo suunnitteluvaiheessa: mitä tarjotaan, miten erityisruokavaliot huomioidaan ja miten kokonaisuus tukee ohjelmaa.”
“Ja tapahtuman jälkeen ruoka on lähes aina ensimmäinen asia, josta vieraat puhuvat”, Henna lisää. “Kun makumuisto on hyvä ja palvelu toimii, se jää mieleen osana koko tapahtumaelämystä.”
Tapahtumantekijöiden suosikkihetket
Ilona: “Rakastan sitä, kun tekniikka, valo ja tila yhdistyvät ja saliin syntyy uusi maailma. Tunnelmallinen valaistus ja rytmikkäästi elävä tila voivat muuttaa kaiken – ne luovat hetken, jolloin vieraat unohtavat arjen ja uppoutuvat täysin tapahtumaan.”
Henna: “Mun suosikki on ohjelma. Kun esiintyjät, tila ja yleisö osuvat samaan rytmiin ja energia lähtee kiertämään salissa, tulee sellainen olo, että just tätä varten me tätä työtä tehdään.”
Kun kaikki toimii, se tuntuu
“Onnistunut tapahtuma on sellainen, jossa asiakkaalla on helppoa ja vieraat viihtyvät”, Ilona kiteyttää. Henna jatkaa: “Ja kun asiakas sanoo jälkikäteen, että olipa vaivatonta, tiedetään, että ollaan tehty työmme hyvin.”
Juuri sitä tunnetta me tavoittelemme joka kerta.
Kulissien tarina: reppu, joka löysi takaisin
Tapahtumat ovat täynnä pieniä hetkiä, jotka jäävät mieleen.
“Eräs kansainvälinen vieras oli unohtanut repun junaan”, Ilona muistelee. “Selviteltiin asiaa ja lopulta matkatavarat oli löytänyt henkilö Nurmijärveltä. Ja hienointa oli, kun löytäjä päätti henkilökohtaisesti tuoda tärkeät tavarat Tampereelle, että vieras pääsi nauttimaan tapahtumastaan rauhassa ilman huolta kadonneista tavaroista.”
Henna hymyilee. “Ihana tarina. Tuollainen teko jää mieleen. Se on juuri sitä inhimillisyyttä, joka tekee hetkistä merkityksellisiä. Meidän työssä tavoitellaan ihan samaa tunnetta.”
Kun haluat tapahtuman, jossa kaikki toimii ja sinä ehdit nauttia siitä itse, kokeneet tapahtuma-alan ammattilaisemme ovat palveluksessasi ja huolehtivat, että jokainen yksityiskohta toimii niin kuin pitää – alusta loppuun, ideasta elämykseen.
Ota yhteyttä Talo Eventsiin ja rakennetaan yhdessä tapahtuma, joka tuntuu vielä pitkään – Tampere-talossa, sen ulkopuolella tai missä tahansa Suomessa.
