Onnistuneeseen virtuaalitoteutukseen luotettavien kumppaneiden kanssa

Tapahtuman koordinaattori Katri Schulze Business Tampereesta, millaiset tunnelmat tapahtumasta jäi?

”Hienot tunnelmat ja onnistunut olo, tämä oli iso ponnistus meille kaikille! Meidän asiantuntijamme tekivät ison työn, jotta saimme loistavia puhujia ja upean kokonaisuuden tapahtumasta”, kiittää Schulze.

”Luotettavan yhteistyön avulla on hieno tehdä tällaisia koko Tampereen seudun kansainvälisyyttä edistäviä tapahtumia, jotka ovat hyvä osoitus meidän monipuolisesta yhteistyöstämme yritysten, yliopiston, tutkimuslaitosten ja kaupungin välillä.”

Tapahtuman vahvasta virtuaalisesta painotuksesta päätettiin noin puoli vuotta aiemmin. Silloin toiveena oli pystyä pitämään joitakin tapahtuman osia avoinna myös liveosallistujille, kovin todennäköiseltä se ei tosin tuolloinkaan vaikuttanut. Tapahtuman perumista kokonaan ei mietitty missään kohtaa, mutta osa Tampere Smart City Week -tapahtumaviikon muista suunnitelluista tapahtumista jouduttiin perumaan. Tavoitteena oli saada runsaasti kansainvälisiä osallistujia, joiden houkuttelu Suomeen ei ollut mahdollista, joten sitä kautta päätös oli melko helppo tehdä.

”Virtuaalitapahtumassa on kuitenkin ihan omat kiemuransa. Tekniset ratkaisut piti ottaa heti alkuvaiheessa suunnitelmiin mukaan, niihin perehtyminen toi uutta haastetta järjestelyyn ja tapahtuman valmisteluun”, muistelee Schulze.

”Virtuaalitapahtuma tuntui vaativan paljon enemmän ennakkovalmisteluja ja pohdintaa millainen asiakaskokemus halutaan ja voidaan saavuttaa!”

Luotettavat kumppanit järjestäjän apuna

Toteutukseltaan laajan virtuaalitapahtuman järjestelyitä helpottaa luotettava tuotantoyhtiö, joka huolehtii teknisestä toteutuksesta: järjestelee ja ohjeistaa puhujat ja huolehtii, että live-tilanteessa kaikki toimii sujuvasti. Tuotanto ja tekniikka kannattaa ottaa mukaan suunnitteluun heti virtuaalitapahtuman suunnittelun alusta asti, ja varata riittävästi aikaa suunnitteluun ja valmisteluun. Tapahtuman tuottajaksi valikoitui kilpailutuksen jälkeen Events Tampere ja sen kongressipalvelutoimisto Tavicon.

”Yhteistyö oli kiireisestä aikataulustakin huolimatta sujuvaa ja helppoa”, Schulze kiittää. ”Huomasin heti alussa, että heillä on ammattitaitoinen ote asioihin ja hyviä kokemuksia, siitä tiesin voivani luottaa asioiden toimivuuteen. He vastasivat tuotannosta kokonaan ja tunsivat kumppanit, joten yhteistyö oli sujuvaa.”

Tapahtuma-alustaksi valittiin Events Tampereen suosituksesta Prospectum Live, jossa oli käytössä konferenssin ohessa chat ja virtuaalinäyttely osallistujille.

”Osallistujat vaihtoivat todella hyvin viestejä keskenään, joten näkisimme että yleisö on ollut varsin aktiivista. Näyttelyn puolella oli myös mukavasti liikettä. Alusta oli selkeä ja helppokäyttöinen ja visuaalisesti muutettavissa tapahtuman ilmeen mukaiseksi. Käyttäjät kokivat sen varsin hyväksi”, Schulze sanoo.

Virtuaalitoteutus kasvatti kansainvälistä tavoittavuutta

Tapahtuman ajoittuminen alkuvuoteen, heti joulun lomajakson jälkeen, toi lisähaastetta aikatauluun puhujien rekisteröitymisen ja ohjeistamisen osalta. Osa puhujista esiintyi livenä, osa puheenvuoroista oli ennakkoon nauhoitettuja. Tämä toi hyvää vaihtelua sisältöön, vaikka kaikkien puheenvuorojen saaminen etukäteen nauhoitettuna olisi voinut olla teknisesti helpompaa.

”Tapahtumassa oli yli 200 puhujaa. Events Tampere hoiti puhujien kontaktoinnin ja ohjeistuksen kiireisestä aikataulusta huolimatta todella hienosti”, Schulze kiittää.

”Haasteita riitti myös lähetysten ennakkovalmisteluissa, mutta Tampere-talon ja Akun Tehtaan tekniikka hoitivat kaiken hienosti. Kaikkien kanssa tekeminen oli joustavaa, ja live-hetkellä sain itse olla luottavaisin mielin, kun tiesin ammattilaisten olevan asialla.”

Yleisön tavoittamisessa auttoivat niin Smart Tampereen ja Business Tampereen ammattilaisten kuin kumppaneidenkin laajat verkostot Suomessa ja kansainvälisesti. Lisäksi markkinointia tehtiin sosiaalisen median kanavissa ja artikkeleina medialle.

”Saavutimme isomman yleisön kuin odotimme ja erityisesti kansainvälisten osallistujien määrässä oli odotettua kasvua. Virtuaalitapahtuma keräsi 1700 osallistujaa 66 eri maasta, joten olimme erittäin tyytyväisiä”, iloitsee Schulze.

Tapahtumasta saatu palaute on ollut myös todella positiivista, niin puhujien kuin osallistujienkin suunnalta. Pientä parannettavaakin aina löytyy, mutta järjestäjän näkökulmasta konferenssi oli kokonaisuutena erittäin onnistunut.

Mahdollisuus etäosallistumiseen jää varmasti jatkossakin osaksi tapahtumia, erityisesti ammattilaistapahtumissa.

”Toivoisin kuitenkin, että myös ammattilaistapahtumiin saadaan tulevaisuudessa kytkettyä sellaisia elämyksiä, jotka houkuttelevat vierailijat saapumaan paikan päälle”, Schulze toteaa lopuksi.

Teksti Hanna-Leena Laszka
Kuva Visit Tampere Laura Vanzo
Video Business Tampere