Ethän unohtanut tapahtumia budjetista?

Syksy on yrityksissä aikaa, kun ensi vuoden suunnitelmia ja budjetteja työstetään, viilataan ja lyödään lukkoon. Tuttuun tapaan luodaan budjetit myynnille, markkinoinnille ja henkilöstölle. Investoinnit, kehityshankkeet ja kasvutavoitteet kirjataan numeroiksi Exceliin. Tekoälyllekin on ravistettava hihasta joku siivu. Mutta löytyvätkö budjetistasi tapahtumat?

Nyt en tarkoita vain epämääräistä summaa rivillä muut markkinointikulut tai pientä budjettivarausta henkilökunnan virkistys- ja harrastustoimintaan. Tarkoitan tapahtumia strategisena työkaluna. Tapahtuma ei ole irrallinen kuluerä tai yksittäinen rento päivä kalenterissa. Se on investointi kohtaamisiin, joiden avulla voidaan saavuttaa konkreettisia liiketoiminnallisia tuloksia.

Nyt budjetoinnin äärellä on oikea aika kysyä, mitä ensi vuonna halutaan saada aikaan. Tulisiko keskittyä myynnin kasvattamiseen, asiakkuuksien vahvistamiseen, henkilöstön sitouttamiseen, muutoksen läpiviemiseen, yrityskulttuurin rakentamiseen, strategian uudistamiseen vai johonkin muuhun? Kun tavoitteet on kirkastettu, kannattaa miettiä, millä tavoin tapahtumat voivat auttaa niiden saavuttamisessa.

Ensin miksi, sitten vasta mitä

Tapahtumia suunniteltaessa keskustelu lähtee helposti liikkeelle tilasta, tarjoiluista ja ohjelmasta. Minne mennään? Keitä kutsutaan? Kuinka monta? Mitä syödään ja juodaan? Millaista ohjelmaa? Ketkä puhuvat? Tarvitaanko musiikkia?

Kaikki nämä kysymykset ovat olennaisia, mutta eivät ensimmäisiä. Tapahtuman lähtökohtana on miettiä vastaus kysymykseen: miksi ihmiset kutsutaan koolle?

Jos suunnitelmissa on asiakastilaisuus, tavoite voi olla vaikka nykyisten asiakkuuksien vahvistaminen, uusien keskustelujen avaaminen tai yrityksen asiantuntijuuden näkyväksi tekeminen. Henkilöstötapahtumalla voidaan tavoitella yhteisen suunnan selkeyttämistä, ihmisten sitouttamista tai yhteisten onnistumisten juhlimista. Toisinaan kaivataan ideointia ja yhteistyön tiivistämistä kumppanien ja muiden sidosryhmien kanssa.

Tapahtumat osaksi strategiaa

Kasvokkaisella kohtaamisella on edelleen erityinen voima, jonka en usko katoavan. Kun ihmiset kokoontuvat samaan tilaan, syntyy maaperä hedelmällisille yllätyksille, ajatuksia herättäville oheiskeskusteluille, odottamattomille kohtaamisille ja yhdessä jaetuille wau-fiiliksille.

Usein tapahtumien parasta antia ovat juuri verkostoitumishetket ja uudet tuttavuudet, joita et olisi mitä todennäköisimmin muuten edes tavannut. Jonkun kanssa juttelu alkaa kahvijonossa, ja toisen kanssa löydät yhteisen sävelen illallisella. Seminaarissa saatat istahtaa kiinnostavan ihmisen viereen ja kohta huomaatkin keskustelun johtaneen vähintään LinkedIn-kaveruuteen. Työkaverit eri yksiköistä innostuvat energisoivan tapahtuman keskellä uudesta bisnesideasta tai tuore tuttavuus onkin alku asiakkuudelle tai kumppanuudelle.

Juuri näissä hetkissä on tapahtumien liiketoiminnallinen voima. Teams-kokouksissa yllättäville kohtaamisille ja luontevalle verkostoitumiselle jää rehellisyyden nimissä huomattavasti vähemmän tilaa. Livenä tapahtumat koetaan kaikilla aisteilla, joten muistijälki voi olla verkkohetkeä huomattavasti voimakkaampi.

Yksittäisten tapahtumien sijaan niistä kannattaa muodostaa tehokas jatkumo, jossa jokaisella kohtaamisella on oma tehtävänsä. Yhden tapahtuman tehtävä voi olla avata uusia keskusteluja, toisen syventää asiakkuuksia ja kolmannen vahvistaa henkilöstön yhteistä suuntaa. Kaikkien tapahtumien ei tarvitse tehdä kaikkea. Kun tiedetään, mitä eri tapahtumilla halutaan vuoden aikana saavuttaa, budjettia ja resursseja voidaan käyttää sinne, missä niillä on eniten vaikutusta.

Tapahtumakalenterin ei siis kannata rakentua vain sen varaan, mitä on totuttu järjestämään. Ensin kannattaa katsoa ensi vuoden liiketoiminnan tavoitteita ja vasta sitten päättää, millaisia kohtaamisia niiden tueksi tarvitaan.

Pelkkä osallistujakohtainen hinta ei vielä kerro, oliko tapahtuma hyvä investointi. Olennaisempaa on kysyä, mitä juuri näiden ihmisten kohtaamisella haluttiin saada aikaan – ja tapahtuiko se. Kun syy tapahtuman järjestämiseen on kirkas, sen koko sisältö tilasta tekniikkaan ja ohjelmasta tarjoiluihin on helpompi rakentaa tukemaan asetettuja tavoitteita. Toki budjetin ja tavoitteiden tulee myös kohdata.

Kaikkea tapahtuman arvoa ei voi muuttaa euroiksi eikä tarvitsekaan.

Tuottoa ja tunteita

Kun oikeat ihmiset tuodaan oikeasta syystä samaan paikkaan, tapahtuma ei ole vain kustannus. Se voi laajentaa asiakkuuksia, vahvistaa olemassa olevia suhteita, lisätä myyntiä tai parantaa kannattavuutta. Se voi vauhdittaa muutosta, rakentaa yhteisöllisyyttä ja saada ihmiset toimimaan yhteisen tavoitteen eteen. Yhdessä. Juuri siinä on tapahtumien hienous.

Ennen kuin lyöt ensi vuoden budjetin lukkoon, katso sitä vielä kerran. Löytyykö budjetista varmasti euroja liiketoimintaa edistävien kohtaamisten rakentamiseen? Jos ei, yksi olennainen strateginen työkalu vielä puuttuu. Tapahtumat. Lisää ne.

“ Parhaat kohtaamiset eivät synnytä vain elämyksellisiä muistoja tai pysyviä tunnejälkiä sydämiin. Ne vievät myös liiketoimintaasi eteenpäin.”

Tanja Järvensivu