Tampere-talo | Konsertit, tapahtumat ja yritystilaisuudet

Tapahtumien siirrot ja peruutukset

Lue lisää

Lennossa livetapahtumasta hybriditoteutukseen - tapahtumajärjestäjän arkea koronapandemian keskellä

10.02.2021
Kiinkon vuosiseminaari Tampere-talossa marraskuussa 2020.

Marraskuun lopulla 2020 järjestetty Kiinteistöalan Koulutuskeskus Kiinkon Vuosiseminaari oli viime syksyn suurimpia hybriditapahtumia Tampere-talossa. Kysyimme Kiinkon koulutuspäällikkö Kaisa Saarelalta kokemuksia tapahtuman järjestämisestä koronapandemian aiheuttaman epävarmuuden keskellä.

Kiinko järjestää vuosittain pitkälle toistasataa kiinteistöalaan liittyvää tapahtumaa vuodessa. Näistä kaksi suurinta, Kiinteistöalan vuosiseminaari ja Rakennuttaminen, on viime vuosina järjestetty Tampere-talossa. Marraskuun lopulla pidetyn Vuosiseminaarin järjestelyitä värittivät pandemiatilanteen kehittyminen ja muuttuvat rajoitukset.

– Elokuun puolivälistä eteenpäin meillä oli kriisipalaveria joka viikko, ja tuntui että joka viikko tehtiin suunnitelmat uusiksi, kertoo Saarela. Tapahtumaa oli lähdetty suunnittelemaan livetapahtumana, ja nytkin tiedettiin, että puhtaasti virtuaalista toteutusta ei lähdetä tekemään. Pelkästään jo siksi, että puitteiden luomiseen oli laitettu jo niin paljon eforttia ja rahaakin. Mutta ennen kaikkea siksi, että sisällön ohella ihmisten tapaaminen ja verkottuminen ovat tapahtuman tärkeintä antia.

– Sisällöntuottajana ammattietiikkaani vastaan sotii sanoa, ettei tapahtuman sisältö ole meidän ihmisillemme se tärkein syy osallistua tapahtumaan, Saarela heittää. Voisi sanoa, että ohjelman pitää olla niin hyvä, että osallistuja voi sillä perustella työnantajalleen, miksi tapahtumaan pitää osallistua, mutta pääasia on kuitenkin toiset ihmiset ja tapaamiset kasvokkain. Alan ihmiset tapaavat toisiaan toki muutenkin, mutta harvassa ovat sellaiset tilaisuudet, joissa 700 ihmistä, kollegat, kilpailijat, nykyiset ja tulevat asiakkaat, voivat tavata. Parhaimmillaan ihmiset hoitavat tapahtumassamme koko vuoden asiakastapaamisensa puolessatoista päivässä, eikä virtuaalimessuilla mitenkään päästä siihen.

Lennossa livestä hybridiksi

Syksyn mittaan kävi selväksi, ettei paikan päälle voida ottaa ihmisiä toivotussa määrin, joten vuosiseminaari päädyttiin lopulta toteuttamaan hybridiratkaisuna. Livetapahtuman muuntaminen myös striiminä toimivaksi ei ole aivan yksinkertaista.

– Hybriditapahtuman tuottaminen on melko työllistävää, täytyy tehdä ikään kuin kaksi erillistä tapahtumaa samaan aikaan, Saarela huokaa. Hybridissä sisällön rakenteen on oltava erilainen ja tauotus on eri tavalla tärkeää. Keskenään vieraiden ihmisten verkottuminen etäyhteydellä on myös vaikeampaa. Alati muuttuvien tilanteiden vuoksi meidänkin oli todettava, että aika ei riitä koko kuvion uudelleen miettimiseen. Tapahtumaa ei näin ollen myytykään varsinaisena verkkotapahtumana, vaan että ohjelma on katsottavissa myös striimin kautta, huomauttaa Saarela. Järjestäjän pitääkin osata olla armollinen myös itselleen, kaikkea ei pysty näissä olosuhteissa tekemään samalla painoarvolla. Pitää luottaa siihen, että riittää kun tekee riittävän hyvää.

Työtä turvallisen osallistumisen eteen

Erityisjärjestelyitä tehtiin myös sen eteen, että paikan päällä osallistuminen oli mahdollista.

– Paljon oli jumppaamista, keskusteluita ja viestinvaihtoa. Kerroimme osallistujille mitä me järjestäjänä teemme, mitä Tampere-talo tekee. Lähtökohta oli, että liveosallistumisen mahdollisuutta ei tarjottaisi, jos ei tiedettäisi, että voidaan tehdä se turvallisesti. Kiinkon tai Tampere-talon maine ei kestäisi sitä, että tapahtumastamme tulisi koronalinko. Oli vaan tehtävä kaikkensa ja ennen kaikkea uskottava siihen, että se on tehtävissä. Tampere-talolta saamamme ennakko-ohjeistus oli hyvää ja riittävää, ja kaikkiin hypoteettisiin ”mitä jos” -kysymyksiimme oli aina hyvä vastaus valmiina, kiittää Saarela. Tampere-talo innostui myös tekemään avuksemme koronaturvallisuuteen liittyvän videon, mikä oli ihan huikea juttu – kiitos siitä!

– Käytännön toimina osallistujamäärää rajattiin, maskin käyttöä suositeltiin ja niitä myös käytettiin, turvavälien pitämisestä ja käsien pesusta muistutettiin, tarjoiltiin käsidesiä. Ehkä merkittävin asia oli se, ettei järjestetty illallista. Vähän siitä tuli napinaa, mutta järjestäjänä ei voitu ottaa vastuuta siitä, mitä tapahtuu kun ihmiset on ottaneet kolme lasia viiniä. Jos haluaa huolehtia ihmisten terveydestä, ei niille voi antaa alkoholia, toteaa Saarela suorasukaiseen tyyliinsä.

– Yhtään koronailmoitusta ei tapahtumasta tullut, vaikka kyllä sitä tietysti jännitti, Saarela myöntää. ”Kyllä meistä pidettiin huolta” oli kiva palaute kuultavaksi. Se sai tuntemaan että oltiin onnistuttu.

Turvallisesti Kiinkon Vuosiseminaarissa Tampere-talossa

Hyvät käytännöt jäävät elämään

Mennyt tapahtumavuosi jäi kalpeaksi aavistukseksi normaalista, mutta jotain hyvääkin kuluneista kuukausista jää käytäntöön.

– Tästä ajasta jäävät varmasti olemaan ainakin videopuhelut – on kiva ideoida asioita ja viimeistellä sovittuja juttuja videot päällä. Etenkin vieraalla kielellä keskustelut tuntuvat paljon helpommilta, kun näkee vastapuolen ilmeet ja eleet. Ja isommallekin joukolle on helpompi löytää yhteistä palaveriaikaa, kun aikaa ei enää tarvitse varata paikan päälle siirtymiseen, kiittelee Saarela.

– Myös ulkomaisten puhujien kanssa tulemme jatkossakin käyttämään etäosallistumista striimin välityksellä. Mahdollisuus etäpuheen pitämiseen helpottaa niin aikataulun kuin budjetinkin näkökulmasta. Puhujan ajankäyttö jää murto-osaan aiemmasta, kun paikan päälle matkustaminen jää pois, matkakuluista ym. puhumattakaan.

Kasvokkain kohtaamisesta seuraava tapahtuma-alan hitti

Yksi asia on kuitenkin varma – livekohtaamisiin halutaan palata niin pian kuin mahdollista.

– Päivän ajankohtaisiin asioihin liittyviä koulutuksia voidaan jatkossakin tehdä netin kautta, mutta kovasti odotetaan sitä, että päästään kohtaamaan kasvokkain, Saarela sanoo toiveikkaana. Siitä tulee tietynlainen hype, kun kaikki ovat yhdessä ja tietyssä paikassa. Siinä syntyvät satunnaiset kohtaamiset ovat hurjan tärkeitä. Virtuaalitapahtumat ovat ihan ok, jos muutakaan ei voi, mutta ihmisillä on jo virtuaalitapahtumaähky, ei niitä jaksa enää kukaan. Olenkin oikeastaan sitä mieltä, että en ehkä haluaisi jatkossakaan edes striimata, jos voin olla striimaamatta. Kuluneesta syksystä ei oikein voi sanoa kuin että onneksi se on ohi… Seuraava hitti on varmasti taas se, että nähdään kasvokkain!

 

Teksti Hanna-Leena Laszka
Kuvat Kiinteistöalan Koulutuskeskus Kiinko

We use cookies to improve your user experience. You consent to our cookie policy by continuing to use our services. Read more

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close