Tampere-talo | Konsertit, tapahtumat ja yritystilaisuudet

Tapahtumien siirrot ja peruutukset

Lue lisää

Virtuaalitapahtumalla tavoitimme ennätysyleisön!

22.03.2021
Virtuaalitapahtuman toteutus Tampere-talon Maestro-salissa

Tieteen päivät on suurelle yleisölle suunnattu, kaikki tieteenalat kattava tiedetapahtuma, jossa eri alojen tutkijat kertovat laaja-alaisesti tieteestä ja tutkimuksesta sekä tieteen mahdollisuuksista. Tieteen päivien päätapahtuma järjestetään Helsingissä, Tampereen Tieteen päivät järjestettiin tammikuun lopussa virtuaalitapahtumana Tampere-talosta. Kysyimme Tampereen yliopiston tapahtumasuunnittelun asiantuntijan Kyösti Koskelan kokemuksia virtuaalitapahtuman järjestämisestä.

Tieteen päivien tavoitteena on saada tavalliset ihmiset löytämään tiede; altistumaan, kokemaan ja koskettelemaan. Tämä on ollut iso osa aiemmin livenä järjestettyä tapahtumaa. Kun kohderyhmissä ovat isossa roolissa lapset ja perheet, oli järjestelytiimin toiveissa, ettei jouduttaisi kokonaan virtuaaliseen toteutukseen. Vielä joulukuun alkupuolella näytti mahdolliselta ottaa edes pieni määrä yleisöä tapahtumaan, mutta lopulta tapahtuma päädyttiin järjestämään kokonaan virtuaalisena.

– Ensimmäinen tunne tapahtuman jälkeen oli väsynyt mutta onnellinen – onneksi se on ohi, toteaa Koskela viime vuoden kesäkuussa alkaneista, vaiheikkaista järjestelyistä.

Vaihtuvissakin tilanteissa oli koko ajan selvää, että tapahtuma tehdään. Tapahtumalla eri muodoissaan on pitkä perinne, lähes 20 vuotta, eikä sitä haluttu katkaista.

– Meillä oli myös paljon hyviä ajatuksia ja ohjelmapalikoita suunniteltuna, eikä niitä haluttu heittää menemään, kun aiheetkin olivat niin ajankohtaisia, muistelee Koskela matkaa suunnittelusta toteutukseen.

Tieteen päivien tämän vuoden teemana oli Hyvä ja paha tieto. Aihetta oli helppo lähestyä ajankohtaisten aiheiden, kuten USA:n presidentinvaalien sekä koronapandemian ja siihen liittyvien rokotepohdintojen valossa. Ohjelmasta tavallisesti noin puolet on jossain muodossa samaa kuin Helsingin päätapahtumassa.

– Päätapahtuman mentyä kokonaisuudessaan verkkoon lyhyehköllä varoitusajalla, meiltä menikin käytännössä ohjelma uusiksi, muistelee Koskela. Samaa virtuaaliohjelmaa ei kannata toistaa viikko edellisestä tapahtumasta, joten joulukuu ja tammikuu olivat järjestelyissä melkoisen hurjaa aikaa!

Livetapahtuman ja virtuaalitapahtuman tekemisessä on eroa

– Olemme toteuttaneet virtuaalitapahtumia aikaisemminkin, mutta enemmän avaimet käteen -periaatteella. Tällä kertaa otettiin itse isompi rooli, Koskela kertoo. Oltiin itse enemmän ”puikoissa”, tehtiin itse ohjelma ja ajolistat, ja päästiin kokeilemaan, millaista on televisiototeutuksen tekeminen. Uutta oppia tuli todella paljon!

Yhtenä merkittävänä erona livetapahtumaan nähden Koskela mainitsee aikataulutuksen, sillä virtuaalitapahtumassa puhutaan minuuttiaikataulusta. Kun “tehdään televisiota”, on ohjelman mentävä ennalta määrätyn mukaisesti, alettava ajallaan ja loputtava aikataulussa, muuten homma ei toimi. Tarvitaan kellokallet huolehtimaan aikataulusta, ja vaikka kuinka kiintoisa keskustelu olisi  meneillään, on se saatettava tyylikkäästi päätökseen ajallaan.

Virtuaalitoteutuksessa kynnys poistua lähetyksen ääreltä on matala, joten kohderyhmä on huomioitava ohjelman suunnittelussa.

– Puheenvuorojen kestoihin pitää kiinnittää huomiota, Koskela neuvoo. Aiemmin ehkä kaksi tuntia kestänyt keskustelu lyhennettiin tuntiin, ja koululaispäivinä puheenvuorojen kestot rajattiin 20 minuuttiin. Tieteentekijät, jotka puhuisivat omasta, maailman tärkeimmästä aiheestaan pitkään, joutuivat todellakin tiivistämään, ja etsimään asiastaan sen tärkeimmän ”kultajyvän”.

Virtuaalitoteutuksen hyviksi puoliksi Koskela nostaakin lyhyemmät puheenvuorot, jotka mahdollistavat laajemman ohjelmakartan ja enemmän näkökulmia.

Virtuaalitapahtumalla on mahdollista tavoittaa uusia yleisöjä

– Virtuaalitapahtumassa on koko maailma rajana, ja katsojia voi tulla mistä vain, mikä näkyi selkeästi meidänkin tapahtumamme katsojamäärissä. Ei puhuttu vain Tampereesta ja pirkanmaalaisista, vaan tavoitettiin huomattavasti enemmän väkeä kuin tavallisesti. Tätä voidaan ehdottomasti pitää onnistumisena, Koskela iloitsee.

Virtuaalitapahtumaa tehtäessä tapahtumamarkkinointi painottuu verkkoon, ja somea käytetään aktiivisesti.

– Kiinnostavat nostot ja ajankohtaiset aiheet realisoituivat tapahtumapäivinä kävijämäärissä. Selälleni meinasin lentää, kun kuulin meidän tavoittaneen tapahtumapäivien aikana ennätykselliset lähes 10.000 katsojaa!

Kohtaamisten määrässä ja laadussa virtuaalitapahtuma ei kuitenkaan pärjää livetapahtumalle.

– Vaikka meillä oli koko tapahtuman ajan chatit auki, ja kysymyksiäkin tuli, niin jollain tapaa kysymykset jäävät taustattomiksi. Livetilanteessa kysyjä yleensä esittelee itsensä ja kertoo jotain taustastaan, millä on aina oma vaikutuksensa, pohdiskelee Koskela.

Virtuaalimessuja ei myöskään lähdetty toteuttamaan, vaikka alustat siihenkin tarkoitukseet ovat kehittyneet harppauksin. Tieteen päivien näyttelyssä oleellista on aina ollut se, että kävijät pääsevät hypistelemään robotteja ja testaamaan erilaisia älykaupunkikehitykseen liittyviä digitaalisia vaihtoehtoja. Näyttelyn sijasta tapahtumassa toteutettiin kolmas ohjelmakanava, jossa oli mm. kumppaneiden etukäteen tuottamia videoita, jotka nekin järjestäjien iloksi löysivät katsojansa.

Virtuaalitapahtumaa järjestettäessäkin turvallisuus on otettava tarkasti huomioon.

– Heti alkuvaiheessa korostettiin tapahtuman esiintyjille, että lähetyksen teossa kaikki turvallisuusnäkökulmat on otettu huomioon. Etäisyydet, kulkureitit ja av-välineiden desinfioinnit. Maskin käyttö esim. paneelikeskustelussa oli sallittua, jos joku niin halusi. Kaikki oli niin turvallista kuin se voi olla. Osaamistahan tässä maassa löytyy, se on opittu tässä vuoden aikana, Koskela toteaa.

Studion päässä tehdyistä turvallisuusjärjestelyistä kerrottiin juontajien toimesta myös katsojille. Tällä haluttiin viestiä, että tapahtumaa tuotettaessa turvallisuuteen kiinnitetään huomiota, ihan niin kuin vastaanotinten toisellakin puolella pitää tehdä.

Tekemällä oppii

Virtuaalitapahtuman toteuttamista harkitsevia Koskela rohkaisee ryhtymään.

– Meidän tapahtumajärjestelyitämme helpotti se, että meillä oli yhteistyökumppanina Tampere-talo, jolta löytyi osaamista ja hyviä omia kumppaneita. Muualta ei paljon apuja tarvinnut. Alan yritykset ja ihmiset ovat joutuneet hyppäämään niin syvään veteen tässä korona-aikana, että homma toimii ja asiat osataan hoitaa, kiittelee Koskela.
–  Ja kyllähän jokaisessa tapahtumassa menee aina jotain pieleen. Mekin jouduimme perumaan yhden ohjelmanumeron, eikä sitä siinä hetkessä voitu korjata. Onneksi oli kaksi kanavaa, joista toiselta tuli juuri todella mielenkiintoinen luento. Se, että ongelmatilanteet eivät näy katsojille ja kuulijoille, on asia, joka kertoo järjestäjien osaamisesta.

Virtuaalitapahtuman onnistumisesta huolimatta Tieteen päivillä halutaan jatkossakin kohdata kasvokkain.

– Jotkut sanovat tämän olevan uusi normaali, mutta itse en aivan usko tähän, varsinkin kun kyse on kohtaamisten järjestämisestä, arvioi Koskela tapahtumien tulevaisuutta. Ehkä on kuitenkin syntynyt hybridimalli, jossa ei viedä kaikkea verkkoon, vain ne isoimmat, tärkeimmät aiheet, joille halutaan saavuttaa mahdollisimman iso yleisö. Kaikkinensa korona-aika on tapahtumatuotannossa opettanut paljon uusia asioita. Ja uuden oppiminenhan on aina kiinnostavaa!

Tieteen päivät 2021, Kyösti Koskela, Tampereen yliopisto

Haluatko järjestää virtuaalitapahtuman?
Tutustu Tampere-talon valmiisiin studioratkaisuihin ja muihin mahdollisuuksiin, ja pyydä tarjous omalle tilaisuudellesi myyntipalvelu@tampere-talo.fi.

Teksti Hanna-Leena Laszka
Kuvat Jonne Renvall/Tampereen yliopisto, Hanna-Leena Laszka