Jatkossakin kohtaamme kasvokkain – kokenut tapahtumajärjestäjä kehottaa rohkeuteen ja luovuuteen

Tampereen yliopiston GEMBA-ohjelmapäällikkö Pauli Mesiä järjesti ensimmäisen koronasyksyn 2020 aikana useita EMBA-tuoteperheen koulutuksia Tampere-talossa. Koronapandemia eri vaiheineen toi järjestämiseen haastetta, edellytti luovia ratkaisuja ja rajausten tekemistä, sekä pisti miettimään miten toimia osallistujien parhaaksi alati vaihtuvissa olosuhteissa. Korkealaatuisessa koulutuksessa järjestelyiden pitää olla korkealaatuiset silloinkin, kun maailma on hankalassa tilanteessa.

”Tampere-talossa ymmärrettiin hienosti jo heti alussa tilanteen haastavuus. Yhteydenpito on koko ajan ollut helppoa, joustoa ja ymmärrystä on löytynyt, ja asioita on ratkottu yhteispelillä”, kertoo Mesiä.

Kun kaikki ovat samassa tilanteessa, kasvavat myös yhteisöllisyys ja yhteisvastuullisuus. Haastavissa tilanteissa korostuvat yksilöiden ja organisaatioiden erilaisuus, sekä se, miten kukin lähestyy asioita omasta lähtökohdastaan. Nämä asiat on järjestelyissä otettava huomioon.

Uutta oppia verkkotyökalujen käyttöön

Jo pandemian alkuvaiheessa kävi nopeasti selväksi tarve tarjota koulutuksissa etäosallistumis-mahdollisuutta. Tampere-talon etäkokoustuote on mahdollistanut etä- ja lähiosallistumisen yhdistävän hybriditoteutuksen, ja vaikka tekniikan kanssa voi joskus tulla yllätyksiäkin, neuvoo Mesiä suhtautumaan asiaan kuten mihin tahansa vastaan tulevaan yllätykseen.

”Joskus lähipäivässämme vieraileva puhuja ei löydä parkkipaikkaa ja myöhästyy aloituksesta. Joskus taas ääni ei etäyhteyden päästä kuulu ongelmitta. Ne ovat vain asioita, jotka sitten ratkaistaan.”

Kaikkinensa pandemian alkuvaihe oli hyvää perehdytystä erilaisten verkkotyökalujen käyttöön. Positiivisena puolena nousi esille myös yritysmaailmasta tulevien case-puhujien saamisen helpottuminen, keskusteluyhteyden kun voi avata siellä missä sattuu olemaan, ilman pitkää ajomatkaa marraskuisessa pimeydessä.

Koulutuksiin kuuluvat olennaisesti verkostoituminen, osaamisen jakaminen ja luottamukselliset keskustelut. Näitä elementtejä ei ole aivan helppo tuoda virtuaalisiin kohtaamisiin, joissa ilmeet ja eleet ovat vaikeammin tulkittavissa.

”Verkossa luottamuksen synnyttäminen ottaa enemmän aikaa, ja varsinkin keskenään vieraamman ryhmän kohtaamisissa olemme huomanneet eräänlaista verkkovarovaisuutta”, Mesiä mainitsee.

”Myös kouluttajamme ovat joutuneet miettimään, miten huomioida osallistujia tasapuolisesti, kun osa on paikan päällä ja osa etäyhteyden päässä, välillä kouluttaja itsekin.”

Viikkojen mittaan kokemusta kuitenkin alkoi karttua, asioita kokeiltiin rohkeasti, nähtiin mikä toimii ja mihin piti vielä panostaa, ja mitä pitää tehdä eri tavalla kuin livetapahtumassa. Tärkeintä on tekniikan valjastaminen, ei tekninen kikkailu.

Jatkossakin kohtaamme Tampere-talon katon alla

Turvallisuuden näkökulmasta järjestäjän huomioitavaksi tulivat niin viranomaisten, oman organisaation kuin Tampere-talonkin linjaukset ja ohjeet. Noudattamalla määräyksiä tinkimättä pystyttiin lähes kaikissa vaiheissa tarjoamaan mahdollisuus liveosallistumiseen, matkan varrella mm. kasvomaskien käytöstä ehti tulla tapa. Vastaavasti kokoustilojen kokoa kasvatettiin turvaetäisyyksien mahdollistamiseksi.

”Tilannetta toki oli helpottamassa sekin, että Tampere-talossa oli muita kokousryhmiä tavallista vähemmän, mutta kyllä olo oli aina todella turvallinen”, Mesiä kiittää.

Selkeällä ohjeistuksella saatiin onnistumaan niin ruuhkattomat kulkureitit kuin jonottomat ruokailutkin. Etäisyyksien pitäminen oli helppoa niin oman ryhmän sisällä kuin muihin asiakkaisiin.

”Osallistujien antama palaute on vaikeimmissakin vaiheissa ollut pelkästään kiittävää, olittekohan noissa olosuhteissa niin hyvään palautteeseen osanneet varautuakaan”, kysyy Mesiä pilkettä silmäkulmassaan.

Jatkossakin mahdollisuutta etäosallistumiseen tullaan tietyissä ohjelmissa varmasti tarjoamaan, ja parhaimmillaan virtuaalisuus voi tukea myös lähiopetusta.

”Uskon silti edelleen ihmisten kasvokkain kohtaamiseen, paikalla ja läsnä olemisen voimaan, ja se on ensisijainen mallimme myös tulevaisuudessa”, kiteyttää Mesiä pandemia-ajan opit.

”Vahva tahtomme on, että jatkossakin kohdataan Tampere-talon katon alla, asiakkaamme tulevat tänne aina mielellään!”

teksti ja kuva Hanna-Leena Laszka