Hyppää sisältöön

Lennossa livetapahtumasta hybriditoteutukseen – tapahtumajärjestäjän arkea poikkeusaikana

Syksyn 2020 suurimpia hybriditapahtumia Tampere-talossa oli marraskuussa järjestetty Kiinteistöalan vuosiseminaari. Kysyimme Kiinteistöalan koulutuskeskus Kiinkon koulutuspäällikkö Kaisa Saarelalta kokemuksia tapahtuman järjestämisestä koronapandemian aiheuttaman epävarmuuden keskellä.

Kiinkon Kaisa Saarelainen Tampere-talon Sorsapuistosalin lavalla

Kiinteistöalan koulutuskeskus Kiinko järjestää vuosittain pitkälle toistasataa kiinteistöalaan liittyvää tapahtumaa. Näistä kaksi suurinta, Kiinteistöalan vuosiseminaari ja Rakennuttaminen, on viime vuosina järjestetty Tampere-talossa. Marraskuun 2020 lopulla pidetyn Vuosiseminaarin järjestelyitä värittivät pandemiatilanteen kehittyminen ja muuttuvat rajoitukset.

”Elokuun puolivälistä eteenpäin meillä oli kriisipalaveria joka viikko, ja tuntui että joka viikko tehtiin suunnitelmat uusiksi”, kertoo Saarela.

Tapahtumaa oli lähdetty suunnittelemaan livetapahtumana, eikä pelkästään virtuaalista toteutusta haluttu lähteä tekemään. Tapahtumaan haluttiin liveosallistujia pelkästään jo siksikin, että puitteiden luomiseen oli nähty paljon vaivaa ja panostettu taloudellisesti. Mutta ennen kaikkea siksi, että sisällön ohella ihmisten tapaaminen ja verkottuminen ovat tapahtuman tärkeintä antia.

”Sisällöntuottajana ammattietiikkaani vastaan sotii sanoa, ettei tapahtuman sisältö ole meidän ihmisillemme se tärkein syy osallistua tapahtumaan”, Saarela heittää.

”Voisi sanoa, että ohjelman pitää olla niin hyvä, että osallistuja voi sillä perustella työnantajalleen, miksi tapahtumaan pitää osallistua. Osallistujalle itsellelleen tärkeintä ovat kuitenkin toiset ihmiset ja tapaamiset kasvokkain.”

Alan ihmiset tapaavat toisiaan muutenkin, mutta harvassa ovat sellaiset tilaisuudet, joissa 700 ihmistä, kollegat, kilpailijat, nykyiset ja tulevat asiakkaat, voivat tavata. Parhaimmillaan ihmiset hoitavat tapahtumassa koko vuoden asiakastapaamisensa puolessatoista päivässä, eikä virtuaalimessuilla mitenkään päästä vastaaviin tuloksiin.

Lennossa livestä hybriditapahtumaksi

Pandemian koetteleman syksyn mittaan kävi selväksi, ettei paikan päälle voida ottaa ihmisiä toivotussa määrin, joten vuosiseminaari päädyttiin lopulta toteuttamaan hybridiratkaisuna. Livetapahtuman muuntaminen myös striiminä toimivaksi ei ole aivan yksinkertaista.

”Hybriditapahtuman tuottaminen on melko työllistävää, täytyy tehdä ikään kuin kaksi erillistä tapahtumaa samaan aikaan”, Saarela huokaa.

Hybriditapahtumassa sisällön rakenteen on oltava erilainen ja tauotus on eri tavalla tärkeää. Keskenään vieraiden ihmisten verkottuminen etäyhteydellä on myös vaikeampaa. Alati muuttuvien tilanteiden vuoksi olikin tällä kertaa todettava, että aika ei riitä koko kuvion uudelleen miettimiseen. Tapahtumaa ei näin ollen myyty varsinaisena verkkotapahtumana, vaan ohjelma oli osallistujan näin halutessa katsottavissa myös striimin kautta.

”Järjestäjän pitääkin osata olla armollinen myös itselleen, kaikkea ei pysty muuttuvissa olosuhteissa tekemään samalla painoarvolla. Pitää luottaa siihen, että riittää kun tekee riittävän hyvää”, toteaa Saarela.

Työtä turvallisen osallistumisen eteen

Erityisjärjestelyitä tehtiin myös sen eteen, että paikan päällä osallistuminen oli mahdollista ja turvallista.

”Paljon oli jumppaamista, keskusteluita ja viestinvaihtoa. Kerroimme osallistujille mitä me järjestäjänä teemme, mitä Tampere-talo tekee.”

Lähtökohta oli, että liveosallistumisen mahdollisuutta ei tarjottaisi, jos ei tiedettäisi sen olevan varmuudella turvallista. Niin Kiinkon kuin Tampere-talonkin maineen vuoksi järjestäjien oli tehtävä kaikkensa, ja ennen kaikkea uskottava siihen, että se on tehtävissä.

Tampere-talolta saamamme ennakko-ohjeistus oli hyvää ja riittävää, ja kaikkiin hypoteettisiin ”mitä jos” -kysymyksiimme oli aina hyvä vastaus valmiina

Kaisa Saarela, Kiinko

”Tampere-talo innostui myös tekemään avuksemme terveysturvallisuuteen liittyvän videon, mikä oli ihan huikea juttu – kiitos siitä!”

Käytännön toimina osallistujamäärää rajattiin, maskin käyttöä suositeltiin ja niitä myös käytettiin, turvavälien pitämisestä ja käsien pesusta muistutettiin, tarjoiltiin käsidesiä. Tavallisesti tapahtuman yhteyteen kuuluvaa illallista ei järjestetty lainkaan.

”Vähän siitä tuli napinaa, mutta järjestäjänä ei voitu ottaa vastuuta siitä, mitä tapahtuu kun ihmiset on ottaneet kolme lasia viiniä. Jos haluaa huolehtia ihmisten terveydestä, ei niille voi antaa alkoholia”, toteaa Saarela suorasukaiseen tyyliinsä.

Yhtään tartuntailmoitusta ei tapahtumasta tullut. ”Kyllä meistä pidettiin huolta” välittyi osallistujien palautteista, mikä toi järjestäjälle onnistumisen iloa.

Kaksi naista keskustelee Tampere-talon Puistolämpiössä. Naisilla on kasvoillaan hengityssuojaimet.

Hyvät käytännöt jäävät elämään

Tapahtumavuosi 2020 jäi kalpeaksi aavistukseksi normaalista, mutta jotain hyvääkin tuosta ajanjaksosta jää käytäntöön.

”Tästä ajasta jäävät varmasti olemaan ainakin videopuhelut – on kiva ideoida asioita ja viimeistellä sovittuja juttuja videot päällä. Etenkin vieraalla kielellä keskustelut tuntuvat paljon helpommilta, kun näkee vastapuolen ilmeet ja eleet. Ja isommallekin joukolle on helpompi löytää yhteistä palaveriaikaa, kun aikaa ei enää tarvitse varata paikan päälle siirtymiseen”, Saarela summaa.

Myös ulkomaisten puhujien etäosallistuminen striimin välityksellä jää varmasti pysyväksi vaihtoehdoksi. Mahdollisuus etäpuheen pitämiseen helpottaa niin aikataulun kuin budjetinkin näkökulmasta. Puhujan ajankäyttö jää murto-osaan aiemmasta, kun paikan päälle matkustaminen jää pois, matkakuluista ym. puhumattakaan.

Kasvokkain kohtaaminen on tapahtuma-alan suola

Yksi asia on kuitenkin selvä – livekohtaamisia ei mikään voita. Päivän ajankohtaisiin asioihin liittyviä koulutuksia voidaan jatkossakin tehdä netin kautta, mutta kasvokkain kohtaaminen on saanut aivan uudenlaisen merkityksen.

”Siitä tulee tietynlainen hype, kun kaikki ovat yhdessä ja tietyssä paikassa. Siinä syntyvät satunnaiset kohtaamiset ovat hurjan tärkeitä.”

Etätapahtumat ovat ihan hyvä vaihtoehto tiettyihin tilanteisiin, mutta ihmisillä on jo virtuaalitapahtumaähky.

”Ei virtuaalitapahtumia jaksa enää kukaan. Olenkin oikeastaan sitä mieltä, että en ehkä haluaisi jatkossa edes striimata, jos voin olla striimaamatta. Kuluneesta syksystä ei oikein voi sanoa kuin että onneksi se on ohi… Kyllä jatkossakin tapahtuma-alan suola on se, että nähdään kasvokkain!”

Teksti Hanna-Leena Laszka
Kuvat Kiinteistöalan Koulutuskeskus Kiinko

Kuvassa erilaisia Tampere-talossa tehtyjä toteutuksia, kuten konsertti ja juhlat

Järjestä elämäsi tilaisuus Tampere-talossa

Olipa tilaisuutesi pieni tai suuri, Tampere-talossa toteutat kokoukset ja juhlat helposti ja vaivatta. Varaa yksi tila tai komeasti koko talo, meillä tilaisuutesi on kuin kotonaan!