Virtuaali­ta­pah­tu­malla tavoitimme ennätysy­leisön

Tieteen päivien tavoitteena on saada tavalliset ihmiset löytämään tiede; altistumaan, kokemaan ja koskettelemaan. Kun tapahtuman kohderyhmässä ovat isossa roolissa lapset ja perheet, toivottiin järjestelytiimissä pandemiatilanteen sallivan edes osittaisen liveosallistumisen. Vielä kuukautta ennen tapahtumaa näytti mahdolliselta ottaa pieni määrä yleisöä paikan päälle tapahtumaan, mutta lopulta tapahtuma päädyttiin järjestämään kokonaan virtuaalisena.

”Ensimmäinen tunne tapahtuman jälkeen oli väsynyt mutta onnellinen – onneksi se on ohi”, toteaa Kyösti Koskela reilut puoli vuotta ennen tapahtumaa alkaneista, vaiheikkaista järjestelyistä.

Vaihtuvissakin tilanteissa oli koko ajan selvää, että tapahtuma tehdään. Tapahtumalla eri muodoissaan on pitkä perinne, lähes 20 vuotta, eikä sitä haluttu katkaista.

”Meillä oli myös paljon hyviä ajatuksia ja ohjelmapalikoita suunniteltuna, eikä niitä haluttu heittää menemään, kun aiheetkin olivat niin ajankohtaisia”, muistelee Koskela matkaa suunnittelusta toteutukseen.

Tieteen päivien vuoden 2021 teemana oli Hyvä ja paha tieto. Aihetta oli helppo lähestyä ajankohtaisten aiheiden, kuten USA:n presidentinvaalien sekä koronapandemian ja siihen liittyvien rokotepohdintojen valossa. Ohjelmasta tavallisesti noin puolet on jossain muodossa samaa kuin Helsingin päätapahtumassa.

”Päätapahtuman mentyä kokonaisuudessaan verkkoon lyhyehköllä varoitusajalla meni meidän ohjelmamme käytännössä uusiksi”, toteaa Koskela. ”Koska samaa virtuaaliohjelmaa ei kannata toistaa viikko edellisestä tapahtumasta, olivat Tampereen tapahtumaa edeltäneet viikot melkoisen hurjaa aikaa järjestelyissä!”

Livetapah­tuman ja virtuaali­ta­pah­tuman tekemisessä on eroa

”Olimme toteuttaneet virtuaalitapahtumia aikaisemminkin, mutta enemmän avaimet käteen -periaatteella. Tällä kertaa otettiin itse isompi rooli”, Koskela kertoo. ”Oltiin enemmän ”puikoissa”, tehtiin itse ohjelma ja ajolistat, ja päästiin kokeilemaan, millaista on televisiototeutuksen tekeminen.”

Virtuaalitoteutus toikin paljon uutta oppia. Yhtenä merkittävänä erona livetapahtumaan nähden Koskela mainitsee aikataulutuksen, sillä virtuaalitapahtuman kellotuksessa puhutaan minuuttiaikataulusta. Kun ”tehdään televisiota”, on ohjelman mentävä ennalta määrätyn mukaisesti, alettava ajallaan ja loputtava aikataulussa, muuten homma ei toimi.

”Vaikka meneillään olisi kuinka kiintoisa keskustelu, on se saatettava tyylikkäästi päätökseen ajallaan.”

Virtuaalitoteutuksessa kynnys poistua lähetyksen ääreltä on matala, joten kohderyhmä on huomioitava ohjelman suunnittelussa. Puheenvuorojen pituuksiin pitää kiinnittää huomiota, ja esimerkiksi koululaispäivien puheenvuorojen kestot rajattiin 20 minuuttiin. Virtuaalitoteutuksen hyviksi puoliksi Koskela nostaakin lyhyemmät puheenvuorot, jotka mahdollistavat laajemman ohjelmakartan ja enemmän näkökulmia.

”Tieteentekijät, jotka puhuisivat omasta, maailman tärkeimmästä aiheestaan pitkään, joutuivat todellakin tiivistämään, ja etsimään asiastaan sen tärkeimmän kultajyvän”, Koskela hymyilee.

Virtuaali­ta­pah­tu­malla on mahdollista tavoittaa uusia yleisöjä

Virtuaalitapahtumassa rajana on koko maailma, ja katsojia voi tulla mistä vain, mikä näkyikin selkeästi Tieteen päivien katsojamäärissä. Virtuaalitapahtumaa tehtäessä tapahtumamarkkinointi painottuu verkkoon, ja somea käytetään aktiivisesti. Kiinnostavat nostot ja ajankohtaiset aiheet realisoituivat tapahtumapäivinä katsojamäärissä. Eikä pelkästään Tampereella ja Pirkanmaalla, vaan tapahtumalla tavoitettiin huomattavasti enemmän väkeä myös muualta Suomesta.

”Tavoitimme tapahtumapäivien aikana ennätykselliset lähes 10 000 katsojaa eri puolilta Suomea. Tätä voidaan ehdottomasti pitää onnistumisena”

Kohtaamisten määrässä ja laadussa virtuaalitapahtuma ei kuitenkaan pärjää livetapahtumalle. Vaikka chatit olivat koko tapahtuman ajan auki, ja kysymyksiäkin tuli, niin jollain tapaa kysymykset tuntuivat jäävän taustattomiksi.

”Livetilanteessa kysyjä yleensä esittelee itsensä ja kertoo jotain taustastaan, millä on aina oma vaikutuksensa”, pohdiskelee Koskela.

Virtuaalisia näyttelyosastoja ei myöskään lähdetty toteuttamaan, vaikka alustat siihenkin tarkoitukseet ovat kehittyneet harppauksin. Tieteen päivien näyttelyssä oleellista on aina ollut se, että kävijät pääsevät hypistelemään robotteja ja testaamaan itse erilaisia älykaupunkikehitykseen liittyviä digitaalisia vaihtoehtoja. Näyttelyn sijasta tapahtumassa toteutettiin kolmas ohjelmakanava, jossa oli mm. kumppaneiden etukäteen tuottamia videoita, jotka nekin järjestäjien iloksi löysivät katsojansa.

Virtuaalitapahtumaa järjestettäessäkin terveysturvallisuus oli otettava tarkasti huomioon.

”Heti alkuvaiheessa korostettiin tapahtuman esiintyjille, että lähetyksen teossa kaikki turvallisuusnäkökulmat, kuten etäisyydet, kulkureitit ja av-välineiden desinfioinnit, on otettu huomioon.”

Maskin käyttö esim. paneelikeskustelussa oli sallittua, jos joku niin halusi. Studion päässä tehdyistä turvallisuusjärjestelyistä kerrottiin juontajien toimesta myös katsojille. Tällä haluttiin viestiä, että tapahtumaa tuotettaessa turvallisuuteen kiinnitetään huomiota, ihan niin kuin vastaanotinten toisellakin puolella pitää tehdä.

Tekemällä oppii

Virtuaalitapahtuman toteuttamista harkitsevia Koskela rohkaisee ryhtymään.

”Meidän tapahtumajärjestelyitämme helpotti se, että meillä oli yhteistyökumppanina Tampere-talo, jolta löytyi osaamista ja hyviä omia kumppaneita”, kiittelee Koskela. ”Alan yritykset ja ihmiset ovat joutuneet hyppäämään niin syvään veteen korona-aikana, että homma toimii ja asiat osataan hoitaa”

”Ja kyllähän jokaisessa tapahtumassa menee aina jotain pieleen. Mekin jouduimme perumaan yhden ohjelmanumeron, eikä sitä siinä hetkessä voitu korjata. Onneksi oli kaksi kanavaa, joista toiselta tuli juuri todella mielenkiintoinen luento.”

Se, että ongelmatilanteet eivät näy katsojille ja kuulijoille, on asia, joka kertoo järjestäjien osaamisesta. Virtuaalitapahtuman onnistumisesta huolimatta Tieteen päivillä halutaan jatkossakin kohdata kasvokkain.

”Jotkut sanovat tämän olevan uusi normaali, mutta itse en aivan usko tähän, varsinkin kun kyse on kohtaamisten järjestämisestä”, arvioi Koskela tapahtumien tulevaisuutta. Ehkä on kuitenkin syntynyt hybridimalli, jossa ei viedä kaikkea verkkoon, vain ne isoimmat, tärkeimmät aiheet, joille halutaan saavuttaa mahdollisimman iso yleisö. Kaikkinensa korona-aika on tapahtumatuotannossa opettanut paljon uusia asioita, onneksi uuden oppiminen on aina kiinnostavaa!

Teksti Hanna-Leena Laszka
Pääkuva Tampereen yliopisto Janne Renvall